W pliku znakowym każdy bajt (a czasem zespół kilku sąsiadujących bajtów) zapisu informacji reprezentuje pojedynczy znak, którego postać graficzną określa zastosowany kod informacyjny (na ogół ASCII lub UNICODE). Jeżeli więc chcemy fragment tekstu wyróżnić (np. powiększeniem znaków tekstu) lub opisać jakąś jego cechę (np. to, że jest tytułem rozdziału), to nie da się tego zrobić: musielibyśmy gdzieś w pliku zapisać informację o wielkości znaku lub o przeznaczeniu fragmentu tekstu, ale taka informacja — jako że zapisana w ciągu bajtów — byłaby zrozumiana nie tyle jako opis właściwości pewnych znaków, co jako dodatkowe znaki tekstu, o postaci określonej przez kod informacyjny.

Tekst sformatowany, oprócz warstwy treściowej, może zawierać dodatkowe informacje na temat swojej struktury i sposobu prezentacji. Opis struktury polega na określeniu roli poszczególnych fragmentów w dokumencie (np. podział na rozdziały, wyliczenia, cytaty), zaś pojęcie sposobu prezentacji odnosi się do określenia wyglądu tych fragmentów (np. decyzje o kroju i wielkości pisma lub o szerokości tekstu i głębokości wcięć).

Ostatecznym przeznaczeniem dokumentu jest zwykle wydruk, czyli obrazek składający się z punktów tuszu, atramentu lub farby drukarskiej, układających się w czytelne znaki na papierze. Czasami ostateczną postacią dokumentu już w zamierzeniu jest postać elektroniczna (np. strona internetowa lub interaktywna dokumentacja podręczna). Sposoby zapisu i przechowywania dokumentów sformatowanych mają służyć zarówno łatwemu wprowadzaniu zmian do ich treści i struktury, jak też łatwemu nadawaniu pożądanego wyglądu i generowaniu wydruku.